Для использования официальных украинских документов на территории стран-участниц Гаагской конвенции в обязательном порядке необходимо выполнить процедуру апостилирования и поставить штамп апостиль в Министерстве юстиции Украины, Министерстве иностранных дел Украины или же в Министерстве образования и науки Украины в зависимости от конкретного документа. Во избежание каких-либо недоразумений и сложностей лучше всего поручить деликатный вопрос апостилирования бюро переводов или юридической компании.

В большинстве случаев достаточно одного апостиля на оригинале украинского документа, чтобы такой документ был принят в том или ином государстве, подписавшем Гаагскую конвенцию. Зачастую требуется также нотариальный перевод такого документа на английский язык или государственный язык страны, куда будет подаваться документ.

Однако, такие страны как Италия, Испания, Франция, Швейцария, Австрия, Португалия, Бельгия и Израиль преимущественно принимают документы после процедуры проставления двойного апостиля в Украине. В этом случае алгоритм следующий: 1-й апостиль ставится на оригинале документа (например, справка о несудимости), затем выполняется нотариальный перевод и 2-й апостиль ставится уже на переводе документа. Особенно актуальна процедура двойного апостилирования для Италии и Испании, т.к. заменяет собой более дорогостоящую и длительную консульскую легализацию.